Người nộp thuế có thể thực hiện kiểm tra cứu hóa đơn ở định dạng XML, để đảm bảo hóa đơn điện tử đầy đủ thông tin và hợp pháp theo quy định của pháp luật; khi mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ người mua cần yêu cầu bên bán cung cấp file XML để có cơ sở kiểm tra đối chiếu, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế.
Hoá đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ không thể hiện hoặc thể hiện chưa đúng ngày người bán thực hiện ký số dẫn đến người mua không xác định được ngày hoá đơn ký số và ngày CQT cấp mã (đây cũng là ngày hoá đơn hiệu lực và người mua căn cứ ngày ký số để kê khai thuế); điều này dễ dẫn đến sai xót khi người nộp thuế xác định kỳ kê khai hoá đơn đầu vào. Sau đây cùng tìm hiểu cách tra cứu hóa đơn điện tử ở định dạng XML.
Định dạng hóa đơn điện tử là gì ?
Căn cứ tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
3. Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.
4. Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:
a) Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
b) Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
c) Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
5. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử ở định dạng XML
Một số trường hợp hóa đơn đầu vào của người nộp thuế có các chỉ tiêu như ký hiệu, số hóa đơn, ngày tháng năm lập hóa đơn, mã của cơ quan thuế, hàng hóa dịch vụ, giá trị trên hóa đơn đều khớp đúng giữa file XML tra cứu trên dữ liệu quản lý của cơ quan thuế và file PDF người nộp thuế tra cứu trên Hệ thống tra cứu hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ, nhưng chỉ tiêu về ngày tháng năm ký số của người bán trên file PDF khác với ngày ký số của file XML; cụ thể chỉ tiêu “Ngày tháng năm ký số” ở file XML tra cứu tại dữ liệu quản lý của cơ quan thuế là ngày 13/05/2023, trong khi đó ở bản thể hiện PDF của hóa đơn điện tử tra cứu từ nhà cung cấp dịch vụ là ngày 07/11/2022.
Ngày ký số trên HĐĐT thể hiện tại trang hoadondientu.gdt.gov.vn của Tổng cục Thuế\
Để đảm bảo hóa đơn điện tử đầy đủ thông tin và hợp pháp theo quy định của pháp luật; khi mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ người mua cần yêu cầu bên bán cung cấp file XML để có cơ sở kiểm tra đối chiếu, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế. Người nộp thuế có thể thực hiện kiểm tra dữ liệu hóa đơn ở định dạng XML theo các bước như sau:
Bước 1: Người nộp thuế truy cập hệ thống Hóa đơn điện tử của ngành Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.
Bước 2: Người nộp thuế bấm nút [Duyệt file] trên m thực hiện lựa chọn file hóa đơn điện tử định dạng XML, hệ thống sẽ hiển thị hóa đơn điện tử theo dữ liệu từ file XML người nộp thuế lựa chọn. Người nộp thuế thực hiện kiểm tra, đối chiếu dữ liệu để đảm bảo hóa đơn nhận được có thông tin khớp đúng
Bước 3: Người nộp thuế lựa chọn “Kiểm tra thông tin hóa đơn” để hệ thống hóa đơn thực hiện kiểm tra thông tin hóa đơn tại thời điểm người nộp thuế thực hiện tra cứu. Thông tin được kiểm tra gồm có “Thông tin hóa đơn”, “Thông tin chữ ký số trên hóa đơn”, “Tình trạng cấp mã hóa đơn” và “Tình trạng hoạt động của MST người bán, người mua”
Căn cứ vào những thông tin được hệ thống hóa đơn điện tử hỗ trợ kiểm tra, người nộp thuế có thể tra cứu, rà soát thông tin về trạng thái, chữ ký số của người bán trên hóa đơn để đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế.
Trên đây là chia sẻ cách tra cứu hóa đơn điện tử định dạng XML, quý khách hàng cần tư vấn thuế, dịch vụ kế toán thuế hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ 093 561 3593
