Tài khoản ngân hàng công ty và những điều cần biết

Sau khi thành lập công ty thì tài khoản ngân hàng công ty có bắt buộc mở hay không? cách sử dụng tài khoản công ty có giống như tài khoản cá nhân hay không ? Điều kiện để khấu trừ Thuế khi giao dịch qua tài khoản, sau đây cùng Đại Lý Thuế HTTP cùng tìm hiểu về tài khoản ngân hàng công ty và những điều cần biết khi mở hay giao dịch.

Tài khoản ngân hàng công ty là gì?

Tài khoản ngân hàng phục vụ cho nhiều đối tượng nhưng chủ yếu được chia thành 2 nhóm sau:

• Tài khoản cá nhân;
• Tài khoản công ty/doanh nghiệp.

Tài khoản cá nhân thì không còn xa lạ, bởi hầu hết chúng ta đều sử dụng một tài khoản ở ngân hàng nào đó để phục vụ cho việc gửi tiền, giữ tiền và thanh toán hàng ngày.

Tài khoản công ty cũng vậy, tuy nhiên chủ của tài khoản không phải là cá nhân mà là một pháp nhân (công ty TNHH, công ty cổ phần…), doanh nghiệp tư nhân. Tài khoản này được mở mục đích giao dịch thanh toán của công ty như thanh toán lương cho nhân viên, thanh toán các chi phí hóa đơn sử dụng như mặt bằng, điện nước…của công ty đã sử dụng.

Theo Thông tư 02/2019/TT-NHNN có hiệu lực từ ngày 01/03/2019: “Tài khoản thanh toán của tổ chức là tài khoản do khách hàng là tổ chức mở tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Chủ tài khoản thanh toán của tổ chức là tổ chức mở tài khoản. Người đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền (gọi chung là người đại diện hợp pháp) của tổ chức mở tài khoản thanh toán thay mặt tổ chức đó thực hiện các giao dịch liên quan đến tài khoản thanh toán trong phạm vi đại diện”.

“Trong đó, các tổ chức được thành lập, hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam bao gồm: tổ chức là pháp nhân, doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh và các tổ chức khác được mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài theo quy định của pháp luật”.

Có bắt buộc mở tài khoản ngân hàng công ty hay không ?

Nhiều chủ doanh nghiệp thường thắc mắc: “Sau khi thành lập công ty, có bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng ngay không?”. Câu trả lời là KHÔNG BẮT BUỘC. 

Pháp luật không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng. Tuy nhiên, hiện nay có tới 90% chi cục thuế yêu cầu doanh nghiệp nộp thuế thông qua hình thức nộp thuế điện tử để giảm thiểu tình trạng quá tải về thủ tục hành chính. Hơn nữa, tài khoản ngân hàng cũng giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong các giao dịch với khách hàng, đối tác. Vì vậy, mở tài khoản ngân hàng là việc làm cần thiết đối với doanh nghiệp.

Mở tài khoản ngân hàng công ty để làm gì?

Mở tài khoản doanh nghiệp để tiện lợi khi giao dịch, làm việc

Việc sử dụng tài khoản ngân hàng mang lại những giá trị sau cho doanh nghiệp:

1. Nộp thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN…mà không mất công ra ngân hàng hoặc kho bạc;
2. Thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trước đối tác và khách hàng;
3. Thuận tiện trong giao dịch với khách hàng, tiết kiệm thời gian, chi phí;
4. Chứng minh hợp lệ đối với hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên;
5. Kiểm soát việc chi tiêu của doanh nghiệp, quản lý tốt vấn đề tài chính doanh nghiệp.

Mở tài khoản doanh nghiệp để chi phí doanh nghiệp đủ điều kiện được trừ khi tính thuế TNDN

Theo Luật Thuế thu nhập Doanh nghiệp (TNDN), trong thuế thu nhập của một doanh nghiệp sẽ có những khoản không được khấu trừ và những khoản được khấu trừ.

Căn cứ theo quy định tại khoản 5 điều 1 Luật Thuế thu nhập Doanh nghiệp sửa đổi năm 2013,  khoản 2 điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNDN và khoản 3 điều 1 Luật số 71/2014/QH13 về thuế sửa đổi 2014, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp; khoản chi thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật;
2. Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Đối với hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20.000.000 đồng (hai mươi triệu đồng) trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nghĩa là phải giao dịch bằng tài khoản doanh nghiệp). Trừ các trường hợp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật.

Mở tài khoản doanh nghiệp để đủ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Theo quy định của Thông tư 173/2016 sửa đổi, bổ sung, Thông tư 219/2013/TT-BTC và Nghị định 209/2013/NĐ-CP do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành thì điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào phải có:

• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 20.000.000 đồng trở lên, trừ trường hợp tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác.

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được hiểu là chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán. Các tài khoản này mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.

Ví dụ: Séc, ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, sim điện thoại (ví điện tử) và các hình thức thanh toán khác theo quy định. Trong đó bao gồm trường hợp: Bên mua thanh toán bằng tài khoản từ bên mua sang bên bán (mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân); bên mua thanh toán bằng tài khoản từ bên mua (mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân) sang bên bán.

Như vậy, nếu doanh nghiệp muốn các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì những khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên của công ty cần phải được thanh toán từ tài khoản ngân hàng của công ty. Do đó, việc mở tài khoản ngân hàng công ty là cần thiết. Doanh nghiệp cần thông báo tất cả tài khoản của công ty lên Sở Kế hoạch và Đầu tư theo quy định của pháp luật để tránh bị phạt về hành vi chậm thông báo thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng.

Hướng dẫn cách sử dụng tài khoản công ty đúng cách

Rút tiền từ tài khoản công ty

Việc rút tiền từ tài khoản công ty, doanh nghiệp ra để tiêu dùng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty không đơn giản như tài khoản cá nhân. Muốn rút tiền từ tài khoản công ty, bạn cần sử dụng Séc.

Doanh nghiệp có thể đăng ký mua Séc tại ngân hàng đã mở tài khoản doanh nghiệp. Séc rút tiền phải được đóng dấu mộc của công ty và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật, đồng thời có thông tin của người đi rút tiền thì mới được ngân hàng chấp nhận.

Chuyển tiền từ tài khoản công ty đúng và hợp pháp

Nhiều bạn trẻ khi mới Startup hoặc lần đầu thành lập công ty vì thiếu kiến thức về nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp nên khi sử dụng tài khoản ngân hàng công ty để giao dịch thường phạm phải những lỗi sau:

• Giám đốc chuyển từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của đối tác;
• Chuyển tiền từ tài khoản cá nhân của doanh nghiệp sang tài khoản công ty hoặc tài khoản cá nhân của đối khác;
• Giám đốc chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của giám đốc;
• Cho tài khoản cá nhân khác chuyển tiền vào tài khoản công ty;
• Và còn nhiều trường hợp khác…

Việc chuyển hoặc nhận tiền qua tài khoản công ty không đúng cách sẽ ảnh hưởng tới sổ sách của công ty và có thể dẫn tới trường hợp doanh nghiệp bị phạt vì vi phạm hành chính đối với hành vi hạch toán không đúng nội dung quy định của tài khoản kế toán theo quy định tại điều 10 Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Vì thế, khi tiến hành giao dịch với tài khoản công ty, chủ doanh nghiệp nên thực hiện đúng theo nguyên tắc sau:

• Chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản công ty của đối tác;
• Đối với các khoản chi không có hóa đơn, công ty nên thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản từ tài khoản cá nhân sang tài khoản cá nhân (hình thức này được xem như thanh toán tiền mặt).

Nên mở tài khoản công ty ở ngân hàng nào?

Hiện nay có nhiều ngân hàng cho doanh nghiệp lựa chọn, tuy nhiên thủ tục mở tài khoản công ty của mỗi ngân hàng có thể khác nhau và giám đốc phải tới trực tiếp ngân hàng để làm thủ tục.

Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thành lập công ty tại HTTP thì chúng tôi sẽ hỗ trợ luôn thủ tục mở tài khoản công ty hoặc bạn đang chuẩn bị mở tài khoản công ty thì có thể liên hệ với HTTP chúng tôi để được hỗ trợ liên hệ ngân hàng đến trực tiếp công ty để mở tài khoản, hiện tại HTTP chúng tôi liên kết với một số ngân hàng tại Quảng Ngãi: BIDV, MBbank, ACB, Sacombank, HDBank, ViettinBank, TPBank, Eximbank,..chúng tôi sẽ tư vấn sử dụng cho đúng quy định về kế toán và Thuế.

Trên đây là chia sẻ về tài khoản ngân hàng công ty mà chủ doanh nghiệp và kế toán cần biết, nếu có vấn đề liên quan đến Thuế, kế toán hoặc thành lập công ty hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ: 0255 651 9992