Những điều cần biết về tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Sau khi thành lập doanh nghiệp thì các chủ doanh nghiệp thường bắt đầu tiến hành thực hiện các giao dịch qua ngân hàng, việc thực hiện giao dịch, ký hợp đồng cần phải qua tài khoản công ty, các doanh chủ cần lưu ý và biết các quy định liên quan đến chứng từ hợp lý hợp lệ liên quan đến điều kiện khấu trừ thuế và luật thuế, luật kế toán, sau đây cùng đại lý thuế HTTP tìm hiểu những điều cần biết về tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.

Tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp là gì ?

Tài khoản ngân hàng của cá nhân khác so với tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, việc thực hiện các giao dịch liên quan đến kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiện thanh toán bằng tiền mặt và bắt buộc cũng bắt buộc phải qua tài khoản công ty thì mới được trở thành chi phí hợp lý hợp lệ.

Chức năng của tài khoản công ty dùng để làm gì?

1. Nộp thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN… mà không phải đến ngân hàng hoặc kho bạc;
2. Thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trước đối tác và khách hàng;
3. Thuận tiện trong giao dịch với khách hàng, tiết kiệm thời gian, chi phí;
4. Kiểm soát, quản lý tốt việc chi tiêu cũng như vấn đề tài chính của doanh nghiệp;
5. Chứng minh hợp lệ đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên.

Điều kiện để khấu trừ thuế thì cần phải qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp ?

• Căn cứ theo quy định tại Khoản 5 Điều 1 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp sửa đổi năm 2013, Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNDN và Khoản 3 Điều 1 Luật số 71/2014/QH13 về thuế sửa đổi 2014, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp; khoản chi thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật;
• Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nghĩa là phải giao dịch bằng tài khoản doanh nghiệp). Trừ các trường hợp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Mở tài khoản doanh nghiệp để đủ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT)

• Theo quy định của Thông tư 173/2016 sửa đổi, bổ sung, Thông tư 219/2013/TT-BTC và Nghị định 209/2013/NĐ-CP do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành thì điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào phải có:
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 20.000.000 đồng trở lên, trừ trường hợp tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới 20.000.000 đồng theo giá đã có thuế GTGT. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác;
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được hiểu là chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán. Các tài khoản này mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.

Hướng dẫn sử dụng tài khoản doanh nghiệp cho đúng quy định

Rút tiền từ khoản doanh nghiệp

Việc rút tiền từ tài khoản công ty, doanh nghiệp để tiêu dùng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty không đơn giản như tài khoản cá nhân. Muốn rút tiền từ tài khoản công ty, bạn cần sử dụng Séc, hoặc có một số trường hợp doanh nghiệp được phát hành thẻ cho người đại diện pháp luật quản lý rút tại trụ ATM thì giao dịch phải thông qua các thành viên góp vốn…và đúng theo quy định pháp luật.
Doanh nghiệp có thể đăng ký mua Séc tại ngân hàng đã mở tài khoản doanh nghiệp. Séc rút tiền phải được đóng dấu mộc của công ty và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật, đồng thời có thông tin của người đi rút tiền thì mới được ngân hàng chấp nhận.

Chuyển tiền từ tài khoản công ty đúng và hợp pháp.

Việc chuyển hoặc nhận tiền qua tài khoản công ty không đúng cách sẽ ảnh hưởng tới sổ sách của công ty và có thể dẫn tới trường hợp doanh nghiệp bị phạt vì vi phạm hành chính đối với hành vi hạch toán không đúng nội dung quy định của tài khoản kế toán theo quy định tại điều 10 Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Vì thế, khi tiến hành giao dịch với tài khoản công ty, chủ doanh nghiệp nên thực hiện đúng theo 2 nguyên tắc sau:

• Chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản công ty của đối tác;
• Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản từ tài khoản cá nhân sang tài khoản cá nhân đối với các khoản chi không có hóa đơn (hình thức này được xem như thanh toán tiền mặt).

Các lỗi của các chủ doanh nghiệp khi dùng tài khoản doanh nghiệp thường hay gặp

• Tài khoản công ty nhận tiền từ tài khoản cá nhân;
• Giám đốc chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của đối tác;
• Giám đốc chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của giám đốc;
• Chuyển tiền từ tài khoản cá nhân của doanh nghiệp sang tài khoản công ty hoặc tài khoản cá nhân của đối khác;
• Và còn nhiều trường hợp khác…

Cách xử lý khi sai phạm trong giao dịch tài khoản công ty

 Trường hợp 1: Sử dụng tài khoản công ty để chuyển tiền vào tài khoản cá nhân

• Công ty là pháp nhân riêng biệt, nên việc chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân được xem là hành vi sai phạm (dù với mục đích cá nhân hay doanh nghiệp).
• Trong trường hợp này, những rủi ro có thể xảy ra là:
• Không tách biệt được chi phí dùng cho hoạt động công ty và chi phí dùng cho hoạt động cá nhân, dẫn đến việc khó theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh, lãi lỗ;
• Tăng nguy cơ bị chiếm đoạt tài sản của công ty vào mục đích cá nhân;
• Có thể bị xử phạt hành chính đối với các hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP;
• Có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự đối với các hành vi lợi dụng quyền hạn chiếm đoạt tài sản nếu gây ra hậu quả nghiêm trọng theo Bộ luật hình sự số 100/2015/QH13.

• Đối với doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty TNHH 1 thành viên (giám đốc là chủ sở hữu công ty):
• Sử dụng giấy đề nghị tạm ứng (áp dụng cho số tiền nhỏ);
• Sử dụng hợp đồng mượn tiền (công ty cho giám đốc mượn tiền hoặc cá nhân cho công ty mượn tiền).
• Đối với công ty TNHH 1 thành viên (giám đốc và chủ sở hữu khác nhau), công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp doanh, công ty liên doanh:
• Xây dựng quy trình kiểm soát tiền mặt và tiền gửi ngân hàng nghiêm ngặt;
• Với mỗi lệnh chuyển tiền, yêu cầu phải có chữ ký từ các vị trí có thẩm quyền, chẳng hạn một lệnh chuyển tiền tối thiểu phải có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng và cá nhân thực hiện nhiệm vụ (nếu có).

Trường hợp 2: Sử dụng tài khoản cá nhân thanh toán các chi phí của công ty

• Hóa đơn từ 20.000.000 đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT);
• Hoặc tổng giá trị hóa đơn đầu vào xuất cùng một ngày của cùng một công ty từ 20.000.000 đồng trở lên.
• Nếu doanh nghiệp vẫn kê khai thuế GTGT và các khoản chi phí trên thì rủi ro có thể xảy ra là:
• Bị cơ quan thuế loại chi phí;
• Bị truy thu thuế TNDN, thuế GTGT phát sinh;
• Bị phạt tiền gồm các khoản tiền chậm nộp 0.03%/ ngày (tính từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế) và phạt vi phạm hành chính bằng 20% số thuế truy thu (Khoản 2 Điều 10 Nghị định 129/2013/NĐ-CP).

• Công ty ra quyết định ủy quyền cho cá nhân thanh toán hoặc quy định tại quy chế công ty;
• Chủ động loại chi phí và thuế GTGT khi lập báo cáo thuế, báo cáo quyết toán cuối năm để tránh bị cơ quan thuế truy thu, xử phạt theo quy định của luật thuế;
• Trường hợp doanh nghiệp kịp thời phát hiện việc thanh toán nhầm tài khoản thì có thể hợp thức hóa bằng cách liên hệ với đối tác để thanh toán chuyển khoản bằng tài khoản công ty và nhận lại khoản thanh toán lần đầu bằng tài khoản cá nhân.