Để thu hồi công nợ kế toán nên làm gì ?

MỤC LỤC

1 1.Trước hết nhân viên kế toán cần lập danh sách khách hàng cần thu hồi nợ quá hạn và phân loại khách hàng nào quá hạn và khó đòi
2 2. Đối với nợ khó đòi: với những khách hàng còn đang hoạt động
3 3.Đối với nợ khó đòi:
4 4. Đối với các trường hợp khách nợ quá chây ỳ

Nợ khó đòi là vấn đề rất đau đầu của kế toán nói chung và kế toán công nợ nói riêng. Giải pháp nào giúp cho kế toán công nợ giải quyết được vấn đề nan giải này, hãy cùng đọc bài viết sau để rút ra những kinh nghiệm nhất định cho chính mình.

Khác với nhân viên kế toán doanh thu, kế toán kho…các việc làm kế toán khác: làm kế toán công nợ đòi hỏi người làm kế toán phải vô cùng cẩn thận và khéo léo trong việc thu hồi nợ.

1.Trước hết nhân viên kế toán cần lập danh sách khách hàng cần thu hồi nợ quá hạn và phân loại khách hàng nào quá hạn và khó đòi

– Với khách hàng nợ quá hạn: Các nhân viên kế toán công nợ nên tìm hiểu tình hình hoạt động hiện tại của khách nợ ra sao, khách nợ chỉ nợ doanh nghiệp mình hay còn nợ nhiều doanh nghiệp khác, hiện tại tình trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của khách nợ như thế nào…Để biết được tình hình trên kế toán công nợ cần bán sát công việc, trường hợp cần thiết phải đến tận trụ sở hoạt động của khách nợ, hoặc có thể nghiên cứu tình hình thông qua nhân viên phụ trách trực tiếp khách hàng, cũng như các nhà cung cấp khác cung cấp cho khách hàng này để biết và có hướng xử lý thích hợp.

– Đối với khách hàng thường xuyên, thanh toán tốt, nhưng đang tạm thời chưa xoay vòng vốn kịp trong một thời gian ngắn nhất định, nhân viên kế toán công nợ cần có những trao đổi với lãnh đạo doanh nghiệp về việc tạo điều kiện về thời gian thanh toán công nợ, tạo điều kiện cung cấp tiếp hàng để khách nợ có thể có cơ hội xoay vòng vốn và tạo ra doanh thu để có thể trả nợ tốt hơn. Sau khi trao đổi thông qua lãnh đạo, kế toán cần có buổi làm việc với khách nợ để biết được quan điểm của khách nợ về việc thanh toán công nợ, trao đổi về lộ trình thanh toán cụ thể và đề nghị khách nợ thanh toán đúng hạn theo như cam kết.

– Ngoài ra, đối với khách hàng nợ quá hạn, vẫn mua hàng, vẫn thanh tóan theo kiểu nhỏ gọt ta nên áp dụng như sau:

+ Cho tiếp tục lấy hàng với phương thức: Trả 2, lấy 1 hoặc trả 3 lấy 1, tùy theo mặt hàng và nhu cầu thị trường của mặt hàng đó. khi đó ta sẽ giảm đi số nợ quá hạn.

+ Cắt hàng, không cung cấp hàng, yêu cầu thanh tóan hết nợ quá hạn mới cung cấp hàng.

+ Nếu khách hàng vẫn chây ỳ không chịu thanh toán , ta chuyển sang nợ khó đòi để xử lý từng trường hợp

2. Đối với nợ khó đòi: với những khách hàng còn đang hoạt động

Trước hết ta phải xem lại thời hạn nợ là bao lâu, các chứng từ xác nhận nợ đã rõ ràng chưa và có cần bổ sung gì nữa hay không, Có ký xác nhận công nợ thường xuyên không, xác nhận nợ có quá 2 năm không. Theo quy định của pháp luật thì thời hiệu khởi kiện đối với nội dung liên quan đến việc đề nghị thanh toán là 2 năm kể từ ngày cuối cùng hai bên làm việc hoặc xác nhận về công nợ. Nếu quá thời hạn trên sẽ hết thời hiệu khởi kiện. Trường hợp hồ sơ công nợ còn chưa đầy đủ và rõ ràng cần mềm mỏng để có thể làm việc với khách nợ và có biên bản chốt công nợ cụ thể hoặc có văn bản ghi ý kiến của khách nợ về việc giải quyết công nợ.

Đối với trường hợp hồ sơ đầy đủ, khách nợ vẫn đang hoạt động thì chúng ta có thể tiến hành các bước thu nợ như sau:

Bước 1: Nếu mọi giấy tờ pháp lý đầy đủ ta nên gửi cho họ 3 lá thư nhắc nợ và mức độ răng đe tăng lên dần. Văn phong sử dụng trong các văn bản thu hồi công nợ phải được soạn thảo với mức độ phù hợp để có thể gây sức ép buộc thanh toán nhưng vẫn thể hiện được thái độ thiện chí hợp tác tạo điều kiện cho việc giải quyết công nợ

Bước 2: Nếu 3 lá thư nhắc nợ gửi cho họ vẫn không ăn thua thì kế toán có thể cân nhắc trong việc thuê một đơn vị thu nợ chuyên nghiệp, hoặc báo cáo ban lãnh đạo Công ty để có kế hoạch giải quyết cụ thể hơn

Bước 3: có thể bạn nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia trong lĩnh vực thu hồi công nợ để có những tư vấn chuẩn xác nhất, hạn chế được những rủi ro và tránh những sai lầm không đáng có ảnh hưởng xấu đến quá trình thu hồi công nợ.

Xem thêm: Cấm Dịch vụ đòi nợ thuê từ ngày 1/1/2021

3.Đối với nợ khó đòi:

Các khách hàng mất tích, phá sản, trốn nợ: Cần thống kê số lượng khách nợ bỏ trốn, số lượng công nợ cụ thể để có thể lên kế hoạch xác minh, và nghiên cứu phương án giải quyết như làm đơơn yêu cầu tuyên bố phá sản, gửi văn bản tới các cơ quan quản lý như sở kế hoạch đầu tư yêu cầu cung cấp thông tin doanh nghiệp, gửi công văn lên cơ quan thuế…

4. Đối với các trường hợp khách nợ quá chây ỳ

Cân nhắc không thể tự mình tiến hành thu hồi công nợ, kế toán cần tìm hiểu va thuê các đơn vị hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực thu hồi công nợ để có thể được giải quyết nhanh và hiệu quả.

Cân nhắc, sắp xếp và phân loại hồ sơ công nợ một cách hợp lý là việc đầu tiên mà một kế toán công nợ cần phải làm tốt. Phân loại hồ sơ công nợ sẽ giúp cân nhắc được cách thức biện pháp giải quyết thu hồi công nợ hợp lý nhất, giảm thiểu những thiệt hại do nợ xấu gây ra