Theo quy định áp dụng từ năm 2026, khi tăng vốn điều lệ, doanh nghiệp không chỉ cần quyết định tăng vốn mà phải có chứng từ chứng minh phần vốn tăng đã được góp, thanh toán thực tế. Không nên hạch toán tăng TK 411 chỉ dựa trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
Quy định chứng từ hồ sơ tăng vốn kế toán cần biết
1. Bộ hồ sơ pháp lý nội bộ
Doanh nghiệp nên lưu:
Biên bản họp và nghị quyết/quyết định tăng vốn:
- Công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Biên bản họp và nghị quyết/quyết định của Hội đồng thành viên.
- Công ty cổ phần: Biên bản họp và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông; nghị quyết/quyết định của Hội đồng quản trị nếu được giao thực hiện từng đợt tăng vốn.
- Công ty hợp danh: Biên bản họp và nghị quyết/quyết định của Hội đồng thành viên.
Phương án tăng vốn, trong đó ghi rõ:
- Vốn điều lệ trước và sau khi tăng;
- Thành viên/cổ đông góp vốn;
- Số tiền hoặc loại tài sản góp vốn;
- Thời hạn, phương thức góp vốn;
- Tỷ lệ vốn góp sau khi tăng.
- Điều lệ sửa đổi, bổ sung.
- Danh sách thành viên hoặc danh sách/cập nhật sổ đăng ký cổ đông sau khi tăng vốn.
- Giấy chứng nhận phần vốn góp cấp mới hoặc điều chỉnh đối với công ty TNHH.
2. Chứng từ chứng minh đã góp vốn
Đây là phần đặc biệt quan trọng. Khoản 1 Điều 44 Nghị định 168/2025/NĐ-CP yêu cầu hồ sơ tăng vốn phải có giấy tờ chứng minh phần vốn điều lệ đăng ký tăng đã được thanh toán. Giấy tờ chứng minh có thể là xác nhận ngân hàng, sổ đăng ký thành viên, sổ cổ đông, giấy chứng nhận phần vốn góp hoặc chứng từ hợp pháp khác. (Nghị định 168/2025/NĐ-CP – Điều 44)
Trường hợp góp vốn bằng chuyển khoản
Hồ sơ gồm:
- Ủy nhiệm chi hoặc lệnh chuyển tiền;
- Sao kê tài khoản của người góp vốn, nếu cần đối chiếu;
- Giấy báo Có hoặc sao kê tài khoản ngân hàng của công ty;
- Nội dung chuyển tiền ghi rõ: “Góp vốn điều lệ theo Quyết định/Nghị quyết số… ngày…”;
- Phiếu kế toán ghi nhận tăng vốn;
- Biên bản xác nhận hoàn thành góp vốn;
- Giấy chứng nhận phần vốn góp hoặc cập nhật sổ cổ đông.
Lưu ý: Nếu thành viên góp vốn là một doanh nghiệp khác thì phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt; không nên thu bằng tiền mặt.
Trường hợp cá nhân góp vốn bằng tiền mặt
Hồ sơ gồm:
- Phiếu thu;
- Biên bản giao nhận tiền góp vốn;
- Bảng kê tiền hoặc chứng từ kiểm đếm nếu số tiền lớn;
- Biên bản xác nhận hoàn thành góp vốn;
- Giấy chứng nhận phần vốn góp;
- Phiếu kế toán và sổ quỹ tiền mặt.
Về quản trị rủi ro, HTTP nên khuyến nghị khách hàng góp vốn qua tài khoản ngân hàng của công ty, kể cả người góp vốn là cá nhân. Cách này dễ chứng minh vốn đã góp thật và hạn chế tranh chấp.
Trường hợp góp vốn bằng tài sản
Hồ sơ cần có:
- Hồ sơ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản:
- Đăng ký xe;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
- Hợp đồng mua bán;
- Hóa đơn, chứng từ mua tài sản;
- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ;
- Hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nguồn gốc tài sản.
- Biên bản định giá tài sản góp vốn hoặc chứng thư thẩm định giá.
- Hợp đồng hoặc văn bản góp vốn bằng tài sản.
- Biên bản bàn giao, tiếp nhận tài sản.
- Hồ sơ chuyển quyền sở hữu tài sản sang công ty đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.
- Biên bản nghiệm thu, xác nhận hiện trạng và giá trị tài sản.
- Quyết định đưa tài sản vào sử dụng.
- Hồ sơ kế toán:
- Phiếu nhập kho nếu là hàng hóa, nguyên vật liệu;
- Biên bản giao nhận tài sản cố định;
- Thẻ tài sản cố định;
- Hồ sơ tính khấu hao;
- Phiếu kế toán ghi tăng tài sản và tăng vốn chủ sở hữu.
Đối với tài sản có đăng ký quyền sở hữu như ô tô, bất động sản, việc góp vốn chỉ hoàn tất khi đã thực hiện thủ tục chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng sang công ty theo Điều 35 Luật Doanh nghiệp.
3. Hồ sơ đăng ký tăng vốn tại cơ quan đăng ký kinh doanh
Theo Điều 44 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, bộ hồ sơ cơ bản gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Nghị quyết hoặc quyết định tăng vốn;
- Biên bản họp đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên;
- Giấy tờ chứng minh phần vốn đăng ký tăng đã được góp, thanh toán;
- Danh sách thành viên nếu có thay đổi thành viên hoặc tỷ lệ vốn góp;
- Văn bản chấp thuận của cơ quan đăng ký đầu tư nếu có nhà đầu tư nước ngoài và thuộc trường hợp phải xin chấp thuận;
- Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ;
- Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi nếu doanh nghiệp chưa cập nhật theo Luật số 76/2025/QH15.
Nếu tiếp nhận thành viên mới làm tăng vốn, hồ sơ phải có thêm danh sách thành viên mới, giấy tờ pháp lý của thành viên và chứng từ chứng minh thành viên mới đã góp vốn. Quy định về thay đổi thành viên tại Điều 45 Nghị định 168/2025/NĐ-CP
4. Hạch toán kế toán từ năm 2026
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, chỉ ghi tăng vốn góp của chủ sở hữu khi doanh nghiệp thực nhận vốn:
- Góp bằng tiền:
Nợ TK 111, 112 Có TK 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu
- Góp bằng hàng hóa, tài sản cố định hoặc tài sản khác:
Nợ TK 152, 153, 156, 211, 217, 228... Có TK 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu
Giá trị ghi nhận là giá trị được các thành viên/cổ đông thống nhất hoặc được tổ chức thẩm định giá xác định theo quy định. Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026. Hướng dẫn TK 411 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
5. Những lỗi cần tránh
- Đăng ký tăng vốn nhưng không có tiền hoặc tài sản góp thực tế;
- Hạch toán Có TK 411 chỉ căn cứ vào giấy đăng ký doanh nghiệp;
- Dùng tiền của công ty quay vòng để tạo chứng từ góp vốn;
- Chuyển tiền nhưng nội dung ghi “cho vay”, “tạm ứng” thay vì “góp vốn”;
- Góp vốn bằng xe, đất nhưng chưa sang tên cho công ty;
- Không lập biên bản định giá và bàn giao tài sản;
- Không cập nhật sổ thành viên, sổ cổ đông hoặc không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp;
- Định giá tài sản cao hơn giá trị thực tế nhằm kê khai khống vốn.
Kết luận: Một bộ hồ sơ tăng vốn đầy đủ phải có đủ ba nhóm: quyết định hợp lệ – chứng từ góp vốn thực tế – hồ sơ kế toán ghi nhận tài sản và vốn. Thiếu chứng từ dòng tiền hoặc chứng từ chuyển giao tài sản thì chưa đủ căn cứ an toàn để ghi tăng TK 411.
